Ghid administrator: de unde să începeți — Panoul de administrare

Această secțiune este un ghid pas cu pas pentru administratorul unei firme care rulează pe platforma iFurn.pro. Scop: într-o singură trecere să configurați panoul de administrare astfel încât clienții să poată plasa comenzi, iar producția să primească programe și termene corecte. Ghidul este destinat unui administrator nou care tocmai a primit acces; utilizatorii experimentați îl pot folosi ca listă de verificare.

Toate linkurile de mai jos duc la articole separate cu descrierea detaliată a fiecărei secțiuni. Recomandăm să deschideți ghidul și să parcurgeți pașii: într-o filă — acest document, în cealaltă — secțiunea corespunzătoare a panoului de administrare.

Arhitectura: ce este al dumneavoastră și ce este comun

Platforma iFurn.pro este multi-tenant: o singură instalație deservește simultan multe firme de producție. Aceasta înseamnă o separare strictă a datelor în trei straturi.

Firma dumneavoastră (strat izolat): Catalogul de mărfuri al firmei dumneavoastră, prețuri, servicii, utilaje, scule, celule de depozit, clienți, comenzi, angajați, șabloane de mesaje, metode de livrare. Nicio altă firmă nu vede aceste date. Modificați — modificați doar la dumneavoastră.
Nomenclatoare globale (read-only): Producători de materiale, tipuri de materiale, tipuri de servicii, tipuri de prelucrări ale suprafeței, statusuri de bază ale comenzilor, tipuri de mesaje (evenimente ale sistemului), șabloane de operațiuni CNC (frezare, găurire, șabloane de mânere). Aceste nomenclatoare sunt comune tuturor firmelor și sunt întreținute de echipa iFurn.pro. Le folosiți, dar nu le editați. Dacă o variantă necesară lipsește din lista comună — contactați suportul.
Setări de sistem (platformă): Lista de localizări, mesagerii disponibili, gateway-uri de plată, furnizori OAuth, configurația de bază a rutelor HTTP. Aceasta nu o vedeți deloc — este la nivelul dezvoltării.

Concluzie practică: lucrați cu încredere. Orice greșeală în setările firmei dumneavoastră se corectează în același panou și nu afectează alte firme. Toate modificările sunt jurnalizate — istoricul poate fi consultat.

Pasul 0. Înainte de a începe

Asigurați-vă că aveți:

Login și parolă de administrator în firma dumneavoastră (eliberate de proprietarul firmei sau de suportul iFurn.pro).
E-mail și telefon pe care sunteți gata să le confirmați — pe acestea vor sosi notificările sistemului.
Lista echipamentelor atelierului dumneavoastră: modelele utilajelor, tipurile de scule, intervalele de prelucrare. Pe ea se bazează pașii 3 și 6.
Lista de prețuri a producătorului materialelor dumneavoastră principale în Excel — pentru importul de la pasul 4.
Contactele suportului iFurn.pro (e-mail și/sau bot Telegram) — pentru cazul când o variantă necesară nu se află în nomenclatoarele globale.

Timpul pentru configurarea completă de la zero — de obicei de la o jumătate de zi de lucru (un punct de vânzare, un utilaj) până la o săptămână (mai multe filiale, parc divers de utilaje, mii de articole în catalog).

Harta completă a ghidului — 14 pași

Fiecare pas de mai jos este o secțiune separată a panoului de administrare și unul sau mai multe articole în ajutor. Pașii sunt grupați după logica dependențelor: configurați mai întâi ceea ce este necesar restului pașilor ca fundament (roluri, monedă, tipuri de servicii), apoi conturul de producție (utilaje, scule, prelucrări), apoi catalogul și depozitul, apoi conturul clientului (puncte, comenzi, mesaje) și, în final, analitica și modulele suplimentare.

Pasul 1 — Utilizatori și roluri

Categorie: Utilizatori

Acesta este primul lucru de configurat: cine va lucra în panoul de administrare, cu ce drepturi, și care angajați ai atelierului vor fi legați de operațiunile de producție.

Completați-vă propriul profil. În colțul din dreapta sus — clic pe nume → „Profil". Indicați numele complet, telefonul, e-mailul. Fără contacte confirmate nu veți putea primi alerte de sistem.
Deschideți Roluri utilizatori și creați 3–5 roluri de bază pentru structura echipei dumneavoastră (Administrator, Manager, Tehnolog, Magaziner, Contabil — un set tipic). Pentru fiecare rol bifați casetele de acces la secțiunile panoului de administrare.
Deschideți Utilizatori și creați fișe pentru toți angajații care vor lucra în panoul de administrare. Atribuiți fiecăruia un rol din pasul anterior.
Deschideți Angajații firmei — acesta este un registru separat pentru atelier: operatori de utilaje, ambalatori, magazineri. Acești oameni nu au login în panou — sunt înregistrări pentru evidența operațiunilor de producție și calculul salariilor.

De ce exact în această ordine: mai întâi rolurile (pentru că unui utilizator i se poate atribui doar un rol existent), apoi utilizatorii, apoi angajații atelierului (aceștia pot fi creați oricând, dar este logic să adunați toate persoanele dintr-o dată).

Pasul 2 — Parametrii firmei

Categorie: Parametri

Aici sunt setările generale ale firmei, moneda, șabloanele mesajelor pentru clienți și lista metodelor de livrare disponibile.

Deschideți Parametrii firmei și parcurgeți toate secțiunile: contacte, date juridice, moneda principală, fusul orar, setări regionale, flag-uri de funcționalitate (evidența stocurilor pe comenzi, calculul automat al termenelor, dacă ascundeți data de pregătire în numele serviciului etc.). Fiecare parametru are o descriere — citiți-o atent înainte de a schimba.
Deschideți Curs valutar (acesta este un punct separat de meniu, nu o subsecțiune a „Parametri"). Introduceți cursurile pentru valutele în care aveți mărfuri sau servicii. Dacă lucrați într-o singură monedă — secțiunea poate fi lăsată goală.
Deschideți Statusuri comenzi și verificați că statusurile de bază (nou / confirmat / în producție / gata / eliberat / anulat) sunt descrise așa cum le numiți la dumneavoastră. Dacă este nevoie, creați statusuri suplimentare proprii pentru scenarii specifice firmei.
Deschideți Tipuri de mesaje și uitați-vă la lista de evenimente pe care sistemul poate trimite notificări (comandă creată, comandă gata, plată reușită etc.). Tipurile în sine sunt globale, dar decizia „a trimite sau nu" este a dumneavoastră în pasul următor.
Deschideți Șabloane de mesaje și creați textele e-mailurilor/SMS-urilor pentru fiecare eveniment relevant pentru dumneavoastră. Folosiți variabilele {client_name}, {order_code}, {order_total} etc. — sistemul le va înlocui la trimitere.
Deschideți Metode de livrare și creați variantele de livrare pe care le va vedea clientul în calculator: ridicare personală, curier, companie de transport.

După pasul 2 puteți deschide Test mesaje și vă asigurați că șablonul se randează corect și SMS-ul/e-mailul pleacă — aceasta economisește timp față de a prinde problema pe o comandă reală.

Pasul 3 — Baza de producție: utilaje, scule, servicii

Categorie: Servicii

Cel mai voluminos pas. Aici descrieți ce poate face fizic producția dumneavoastră: ce utilaje aveți, ce se taie/găurește/frezează pe ele, la ce preț și în ce termene.

Deschideți Utilaje și creați o fișă pentru fiecare utilaj: model, dimensiunile de prelucrare, formatele programelor CNC (g-code/MPR/DXF/XML), postprocesorul, casetele operațiunilor suportate (debitare, frezare, găurire, prelucrare pe șase laturi etc.).
Deschideți Servicii utilaje — aici este legătura „ce operațiuni anume execută fiecare utilaj" și prețurile de bază ale acestor operațiuni.
Deschideți Scule utilaje. Aceasta este o secțiune critic de importantă — pânze, freze, burghie (oarbe și pătrunzătoare) cu dimensiunile și intervalele lor reale. Pe baza acestui depozit de scule postprocesorul selectează automat sculele pentru fiecare piesă și adaptează operațiunile la ceea ce aveți efectiv. Nu bifați „după fișa tehnică" — bifați după starea fizică efectivă.
Deschideți Tipuri de servicii — este un nomenclator global read-only (debitare, cantuire, șlefuire, CNC, ambalare). Utilizat la configurarea termenelor.
Deschideți Servicii și creați propria listă de prețuri pentru serviciile către client. Acesta este ce intră în calculația comenzii.
Deschideți Servicii suplimentare la piesă și Servicii suplimentare la comandă. Aici creați propriile servicii care necesită logică specială de calcul (pe m², pe perimetru, pe volum, pe bucată, fix). Serviciile suplimentare la piesă se calculează pentru fiecare piesă a comenzii separat; serviciile suplimentare la comandă — pentru întreaga comandă.
Deschideți Termen de producție și parcurgeți fiecare grup de servicii, introducând termene realiste (în zile) și, dacă doriți să activați calculul automat al termenelor în funcție de încărcare — capacitatea de producție (minute pe zi) pentru fiecare operațiune. Pe baza acestor date calculatorul promite clientului o dată concretă de pregătire.

Dependențe: utilajele trebuie create înaintea sculelor (sculele se leagă de utilaj); tipurile de servicii trebuie să existe înaintea termenului de producție (termenul se referă la tip); serviciile pentru calcul — înaintea catalogului de mărfuri (la mărfuri se pot atașa recomandări de servicii).

Pasul 4 — Catalog: producători și mărfuri

Categorie: Mărfuri și aferent Producători

Verificați mai întâi nomenclatorul producătorilor. Dacă brandul necesar (Egger, Kronospan, Swiss Krono, Blum, Hettich, …) nu este acolo — rugați suportul iFurn.pro să-l adauge. În nomenclatorul „Producători" o firmă obișnuită scrie doar prin suport; aceasta s-a făcut intenționat, pentru a nu înmulți duplicatele „Egger" / „Эггер" / „Egger Gmbh" pe firme.
Deschideți Mărfuri — registrul principal al materialelor și componentelor firmei. Aici trăiesc plăcile, cantul, feroneria. Fiecare marfă aparține strict unuia dintre cele trei tipuri: material plăcuit (m²), cant (m.l.), feronerie/marfă (buc). Tipul se alege o singură dată — apoi practic nu se schimbă.
Dacă catalogul este mare (sute/mii de poziții) — nu introduceți manual, folosiți Import mărfuri xls. Vrăjitorul importului vă va conduce prin 5 pași: încărcare, mapare coloane, comparare duplicate, prelucrare imagini, raport final. Înainte de primul import descărcați neapărat exemplul-Excel — comentariile din antete economisesc ore de presupuneri.

După catalog este de dorit pentru fiecare marfă să încărcați o imagine — fără preview clientul în calculator materialul nu îl va alege vizual (vezi pasul 7).

Pasul 5 — Prelucrări de suprafață și canturi

Categorii: Prelucrări de suprafață și Prelucrarea cantului

„Prelucrările" sunt ceea ce firma face cu o piesă deja tăiată: șlefuire, patinare, laminare, vopsire, rotunjirea colțului, teșire, mâner îngropat, tăiere diagonală.

Deschideți Tipuri de prelucrări de suprafață și asigurați-vă că tipurile necesare (șlefuire, patinare, lăcuire etc.) sunt prezente în lista globală. Acest nomenclator este read-only — adăugări doar prin suport.
Deschideți Prelucrări de suprafață și creați prelucrările concrete: nume („Șlefuirea PAL 16 mm înainte de vopsire"), preț pe m², filtru de materiale (opțional — pentru ce tipuri de plăci se aplică), legătură cu utilajul. Dacă prelucrarea se aplică doar pentru MDF — setați neapărat filtrul, altfel va fi oferită clientului și pentru PAL.
Deschideți subsecțiunea „Prelucrarea cantului" — sunt 4 tipuri de operațiuni:
- Mânere îngropate — caneluri profilate pentru mânere integrate pe cantul frontului.
- Teșirea cantului — o teșitură plată îngustă pe muchie.
- Rotunjirea cantului — un arc de rază pe muchie (important pentru mobila pentru copii și blaturile colțar; 2–3 mm de rază adesea îmbunătățește lipirea cantului din PVC).
- Tăiere diagonală a cantului — o tăiere diagonală prin întreaga grosime a plăcii la un unghi dat (pentru îmbinarea „colț la colț" la 90°: fiecare placă se taie la 45°).
Pentru fiecare operațiune necesară creați variante concrete (intervale de unghiuri/raze, preț, filtru de materiale).

Pasul 6 — Șabloane CNC

Articol: Șabloane CNC

Șabloanele sunt operațiuni gata de frezare/găurire (decoruri, găuriri tipice pentru feronerie, șabloane de mânere, canturi figurate). Șabloanele în sine sunt dezvoltate central de echipa iFurn.pro; sarcina dumneavoastră este să alegeți cele care se potrivesc echipamentului dumneavoastră și să setați propriile restricții:

dimensiunile minime ale piesei pe care șablonul va fi disponibil pentru client (separat pentru partea cu cant și fără cant);
intervalele parametrilor șablonului pe care clientul poate să le schimbe la el în proiect (de exemplu, adâncimea canelurii — de la 4 la 12 mm);
propria descriere a șablonului pe care clientul o va vedea la selectare.

De ce este necesar acest lucru: ca clientul să nu plaseze o comandă pe care nu o puteți executa fizic. Dacă șablonul cere o lățime a frezei de 25 mm, iar maximumul dumneavoastră este 12 — sistemul nu va arăta acest șablon clienților dumneavoastră.

Pasul 7 — Imagini și 3D

Categorie: Imagini și 3D · prezentare: Imagini și 3D — prezentare

Fără imagini catalogul dumneavoastră este invizibil. În calculator clientul alege materialul vizual — fără preview alegerea se va duce la concurent.

Imagini mărfuri — fotografii ale plăcilor, cantului, feroneriei (disponibil pentru firmele cu dreptul goods_edit=1).
Imagini prelucrări de suprafață — preview pentru fiecare prelucrare în calculator (disponibil pentru toate firmele).

Suplimentar pentru firmele-asamblori de mobilă (flag BOX_FIRM):

Imagini piese — schițe ale pieselor corpurilor (lateral, capac, fund, raft, fațadă) cu schemă dimensională. Preferat SVG — se scalează fără pierderi.
Imagini corp — fotografii principale ale modelelor de mobilă (randări 3D, fotografii reale, fotografii în interior). Unghiuri: front, side, iso, 360.
Obiecte 3D feronerie — modele 3D de balamale, glisiere, mânere, picioare (.obj / .glb / .gltf). Folosite în constructorul 3D.

Recomandare privind imaginile: aranjați în prealabil fișierele pe Google Drive (cu acces public) și în catalogul de mărfuri scrieți linkurile către ele — atunci importul xls (pasul 4) va prelua imaginile automat. Aceasta este de zeci de ori mai rapid decât a încărca câte una.

Pasul 8 — Depozit

Categorie: Depozit

Subsistemul de depozit constă din patru secțiuni interconectate; începeți exact în această ordine:

Celule de depozitare — grila fizică a depozitului. La crearea fiecărei celule se alege exact un tip: „Materie primă întreagă" (zonă de recepție de la furnizor), „Rămășițe de materiale plăcuite" (zonă de lucru a debitatorului — bucăți cu dimensiuni cunoscute), „Comenzi gata / paleți" (zonă de eliberare). Nume după schema „rând-raft-nivel" (de exemplu A-3-2), dimensiuni în mm, limită de umplere maximă în %.
Stocuri material plăcuit — cantitățile curente pentru fiecare material: câte plăci întregi, câte rămășițe, în ce celule. Importați stocurile inițiale într-o singură recepție, apoi sistemul ține evidența automat.
Stocuri plan-fapt — registru de obligații: „optimizatorul de debitare a promis că din fiecare comandă vor rămâne astfel de rămășițe — unde s-au dus". Aceasta este una dintre cele mai importante secțiuni pentru controlul magazinerilor. Activă doar dacă în parametrii firmei este setat flag-ul de evidență a stocurilor pe comenzi.
Produse finite — închide celălalt capăt al ciclului: unde se află fizic paletii asamblați ai comenzilor până la eliberarea către client. Pe portalul mobil al magazinerului recepția de la producție și eliberarea către client se fac prin scanarea codului de bare al comenzii.

Principiul întregii bucle de depozit: niciun mm² de materie primă nu se pierde. Fiecare rămășiță fie se întoarce într-o celulă de rămășițe (și este contabilizată de plan), fie este oficial casată cu justificare. Între aceste două stări materialul nu există.

Pasul 9 — Clienți și puncte de vânzare

Categorie: Clienți

Deschideți Puncte de vânzare ale clientului și creați toate adresele fizice ale firmei dumneavoastră (saloane, depozite, platforme de producție). La fiecare punct se bifează care roluri îndeplinește: „Vânzare", „Expediere", „Producție", „Doar dimensionare". Un punct fără tip nu este vizibil pentru nimeni — nu uitați să setați cel puțin unul.
Deschideți Puncte de vânzare ale clienților și, dacă este necesar, atașați clienți concreți la punctul lor „de origine". Aceasta afectează rutarea comenzilor și rapoartele pe manageri, dar nu interzice clientului să plaseze o comandă prin orice punct.

Pasul 10 — Comenzi și integrări cu producția

După pașii 1–9 clienții dumneavoastră pot deja plasa comenzi în calculator. Mai departe — două secțiuni care închid ciclul de producție.

Generarea programelor CNC — pentru fiecare comandă se poate genera un program pentru un utilaj concret: hărți de debitare, operațiuni de găurire/frezare. Sunt suportate formatele MPR (Homag/WoodWOP), BPP (BiesseWorks), XML-KDT, SCX (Nanxing), CSV pentru Cutrite. De la dumneavoastră — să descrieți corect sculele la pasul 3, restul postprocesorul îl asamblează singur.

Toate setările șabloanelor de mesaje (pasul 2) se declanșează automat la schimbarea statusului comenzii: clientul primește SMS/e-mail la fiecare etapă-cheie.

Pasul 11 — Modul de salarizare (opțional)

Articol: Modul de salarizare

Dacă angajații atelierului (pasul 1) sunt introduși cu tarife (tarif orar sau tarif în acord), și în evidența operațiunilor se notează cine ce a executat — modulul calculează automat salariul pentru fiecare angajat pentru perioada aleasă. Acces — doar pentru utilizatorii cu flag-ul activat „acces la modulul de salarizare" în profil.

Pasul 12 — API și integrări (opțional)

Categorie: API

API — jurnal de cereri — nomenclatorul tuturor metodelor API-ului extern (200+ metode): comenzi, clienți, materiale, servicii, producție, debitare, salarii. Dacă aveți propriul site-magazin online, aplicație mobilă, CRM sau un sistem de contabilitate extern — vă puteți integra prin external API. Endpoint-ul este unul: POST /api/external, anteturi obligatorii Key (cheia dumneavoastră API) și Action (numele metodei).
Sandbox pentru integrarea cu sistemul de contabilitate — punctele prin care sistemul nostru singur se adresează sistemului de contabilitate dumneavoastră: cere prețuri, verifică disponibilitatea în stoc, trage legăturile material↔cant. Fiecare endpoint poate fi testat cu o cerere reală direct în panoul de administrare și veți vedea imediat ce a returnat sistemul de contabilitate.

Pasul 13 — Analitică

Articol: Statistici de vânzări

După ce vă vin comenzile — deschideți „Statistici de vânzări" și uitați-vă la sinteza firmei pe perioadă: numărul de comenzi și sume, dinamica pe zile/săptămâni/luni/ani, secțiuni pe manageri, top-mărfuri și top-servicii, conversia din „toate" în „confirmate". Butonul „Statistici detaliate" deschide defalcarea simultan pe patru categorii (Mărfuri, Servicii, Clienți, Manageri) — convenabil pentru un raport trimestrial sau anual.

Pasul 14 — Module suplimentare

Categorie: Altele

Traduceri — editor pentru traducerile interfeței întregii platforme (acces doar pentru utilizatorii cu dreptul „editare traduceri"). Dacă ați găsit o greșeală de ortografie sau o typo în orice etichetă a interfeței — corectați aici.
Pagini Landing — pagini unice (landings) ale firmei dumneavoastră (pentru acțiuni de marketing, prezentări). Disponibile doar pentru firmele pe propriile servere (self-hosted).
Conținut de înregistrare — ce va vedea un client nou înregistrându-se la dumneavoastră pe landing: titlu, descrierea firmei, imagine, lista serviciilor dumneavoastră cu prețuri orientative.
Test mesaje — un poligon pentru verificarea notificărilor înainte de a pleca către clienți reali. Deosebit de util după schimbarea furnizorului de SMS sau după ajustări ale șabloanelor de mesaje.
Format de date — descrierea formatului intern de date al platformei (pentru dezvoltatorii care realizează integrări).

Scenarii tipice

„Tocmai ne-am conectat — ce să configurăm în primul rând?": Pașii 1 → 2 → 3 → 4. După aceea clientul poate deja plasa o comandă pentru sortimentul dumneavoastră la un preț realist. Mai departe pașii pe măsură ce apar nevoi.
„Avem un utilaj nou — ce să actualizăm?": Pasul 3: adăugați fișa utilajului, serviciile sale, noile scule. Apoi pasul 6: verificați ce șabloane CNC au devenit acum disponibile pentru clienți.
„Furnizorul a trimis o listă de prețuri nouă — cum actualizăm catalogul?": Pasul 4: import xls cu același fișier; la pasul 3 „matching" sistemul va propune „actualizează existent" pentru articolele care corespund. Imaginile se înlocuiesc automat doar dacă cele noi au o rezoluție mai mare.
„Un client se plânge că «nu a primit notificarea de pregătire»": Verificați: (1) șablonul pentru evenimentul order.ready în Șabloane de mesaje este activ; (2) clientul are un canal de contact valid (e-mail/telefon cu confirmare); (3) Test mesaje pe acest număr trece. Cel mai adesea — punctul 2.
„Un client a plasat o comandă pentru o dimensiune pe care nu o putem realiza": Aceasta înseamnă că la pasul 6 (Șabloane CNC) sau la pasul 5 (prelucrări) nu sunt setate restricții pentru dimensiunile minime/maxime. Corectați — nu se va mai repeta.

Greșeli tipice

A crea „propriul Egger" în loc să contactați suportul. Aceasta rupe unitatea nomenclatorului global al producătorilor. Dacă brandul lipsește — scrieți la suport, de obicei adăugăm într-o zi.
A bifa în sculele utilajului „6 direcții de găurire" când fizic sunt doar 3. Postprocesorul va genera un program cu operațiuni acolo unde nu există ax, iar utilajul se va opri cu eroare. Bifați doar ceea ce este efectiv disponibil.
A nu încărca imagini de mărfuri. În calculator clientul vede rânduri de text impersonale și pleacă. Imaginea nu este cosmetică, este parte din vânzare.
A importa o listă de prețuri cu 5000 de poziții fără un test preliminar. Mai întâi rulați importul pe 10 rânduri, rezolvați maparea coloanelor, apoi lansați fișierul complet.
A schimba tipul mărfii (placă/cant/feronerie) după prima utilizare. Tipul schimbă întreaga logică de calcul. Dacă ați greșit — mai bine creați o înregistrare nouă.
A supraestima „minute pe zi" în termenul de producție. Calculatorul va promite clientului termene pe care nu le veți respecta. Completați după realitate.
A șterge o metodă veche de livrare / prelucrare / șablon care este folosit în comenzi. Comenzile vor păstra referința, dar o comandă nouă cu această variantă nu se va mai putea plasa. Dacă pur și simplu nu doriți să o afișați — debifați „Activ", nu ștergeți.

De unde să primiți ajutor

În fiecare articol din ghid există o secțiune „Ce este important" — o listă scurtă a întrebărilor cele mai frecvente pentru secțiune.
Indicii în interfață. Majoritatea câmpurilor complexe din panoul de administrare au un indiciu hover cu o explicație.
Suport iFurn.pro. E-mailul și/sau botul Telegram sunt indicate în subsolul site-ului. Când contactați suportul, indicați întotdeauna ID-ul comenzii / clientului / mărfii / șablonului relevant — aceasta accelerează răspunsul de mai multe ori.
Documentație API (jurnal de cereri) — pentru dezvoltatorii care fac integrări.

Succes la configurare. După parcurgerea celor 14 pași firma dumneavoastră este gata de lucru, iar panoul de administrare se transformă dintr-o „grămadă de secțiuni" într-un instrument clar al muncii zilnice.