Керівництво по адмінці: з чого почати — Адмінпанель

Цей розділ — покрокове керівництво для адміністратора фірми, яка працює на платформі iFurn.pro. Мета: за один прохід налаштувати адмінку так, щоб клієнти могли оформлювати замовлення, а виробництво отримувало коректні програми й терміни. Керівництво орієнтоване на нового адміністратора, який щойно отримав доступ; досвідчені користувачі можуть використовувати його як чек-лист.

Усі посилання нижче ведуть на окремі статті з докладним описом кожного розділу. Рекомендується відкрити керівництво й проходити покроково: в одній вкладці — цей документ, в іншій — відповідний розділ адмінки.

Архітектура: що у вас своє, а що — спільне

Платформа iFurn.pro — мультитенантна: одна установка обслуговує безліч виробничих фірм одночасно. Це означає чіткий поділ даних на три шари.

Ваша фірма (ізольований шар): Каталог товарів вашої фірми, ціни, послуги, верстати, інструменти, комірки складу, клієнти, замовлення, співробітники, шаблони повідомлень, методи доставки. Жодна інша фірма цих даних не бачить. Змінюєте — змінюєте лише у себе.
Глобальні довідники (read-only): Виробники матеріалів, типи матеріалів, типи послуг, типи обробок поверхні, базові статуси замовлень, типи повідомлень (події системи), шаблони ЧПУ-операцій (фрезеровки, свердлування, шаблони ручок). Ці довідники спільні для всіх фірм, підтримуються командою iFurn.pro. Ви їх використовуєте, але не редагуєте. Якщо в загальному списку немає потрібного варіанта — звертайтеся в підтримку.
Системні налаштування (платформа): Список локалей, доступні месенджери, платіжні шлюзи, OAuth-провайдери, базова конфігурація HTTP-маршрутів. Цього ви взагалі не бачите — це рівень розробки.

Практичний висновок: працюйте впевнено. Будь-яка помилка в налаштуваннях вашої фірми виправляється в тій самій адмінці і не зачіпає інші фірми. Усі зміни логуються — історію можна переглянути.

Крок 0. Перед початком

Переконайтеся, що у вас є:

Логін і пароль адміністратора у вашій фірмі (видає власник фірми або підтримка iFurn.pro).
Email і телефон, які ви готові підтвердити — на них надходитимуть системні сповіщення.
Список обладнання вашого цеху: моделі верстатів, типи інструмента, діапазони обробки. На це спираються кроки 3 і 6.
Прайс постачальника ваших основних матеріалів в Excel — для імпорту на кроці 4.
Контакти служби підтримки iFurn.pro (email та/або Telegram-бот) — на випадок, якщо потрібного варіанта в глобальних довідниках не виявиться.

Часу на повне налаштування з нуля — зазвичай від половини робочого дня (одна торгова точка, один верстат) до тижня (декілька філій, різноманітний парк верстатів, тисячі артикулів у каталозі).

Повна карта керівництва — 14 кроків

Кожен крок нижче — це окремий розділ адмінки та одна або кілька статей у довідці. Кроки згруповані за логікою залежностей: спочатку налаштуйте те, що потрібно решті кроків як фундамент (ролі, валюта, типи послуг), потім — виробничий контур (верстати, інструменти, обробки), потім — каталог і склад, потім — клієнтський контур (точки, замовлення, повідомлення), і нарешті — аналітика та додаткові модулі.

Крок 1 — Користувачі й ролі

Категорія: Користувачі

Це перше, що потрібно налаштувати: хто працюватиме в адмінці, з якими правами, і які співробітники цеху будуть прив'язані до виробничих операцій.

Заповніть свій профіль. У правому верхньому куті — клік по імені → «Профіль». Вкажіть ПІБ, телефон, email. Без підтверджених контактів ви не зможете отримувати алерти системи.
Відкрийте Ролі користувачів і створіть 3–5 базових ролей під структуру вашої команди (Адміністратор, Менеджер, Технолог, Комірник, Бухгалтер — типовий набір). Для кожної ролі позначте чек-бокси доступу до розділів адмінки.
Відкрийте Користувачі і заведіть картки на всіх співробітників, які працюватимуть в адмінці. Кожному призначте роль із попереднього кроку.
Відкрийте Працівники фірми — це окремий реєстр для цеху: операторів верстатів, пакувальників, комірників. У цих людей немає логіну в адмінку — це записи для обліку виробничих операцій та розрахунку зарплати.

Чому саме в такому порядку: спочатку ролі (бо призначити роль користувачеві можна лише з існуючих), потім юзери, потім працівники цеху (їх можна завести коли завгодно, але логічно одразу зібрати всіх людей).

Крок 2 — Параметри фірми

Категорія: Параметри

Тут — загальні налаштування фірми, валюта, шаблони клієнтських повідомлень і список доступних методів доставки.

Відкрийте Параметри фірми і пройдіться по всіх секціях: контакти, юридичні реквізити, основна валюта, часовий пояс, регіональні налаштування, прапори функціональності (облік залишків по замовленнях, авто-розрахунок термінів, чи приховувати дату готовності в імені послуги тощо). Кожен параметр має опис — уважно прочитайте, перш ніж змінювати.
Відкрийте Курс валют (це окремий пункт меню, не підрозділ «Параметри»). Внесіть курси для тих валют, у яких у вас є товари або послуги. Якщо ви працюєте в одній валюті — розділ можна залишити порожнім.
Відкрийте Статуси замовлень і перевірте, що базові статуси (новий / підтверджено / у виробництві / готово / видано / скасовано) описані так, як ви їх називаєте у себе. За потреби заведіть власні додаткові статуси для специфічних сценаріїв фірми.
Відкрийте Типи повідомлень і подивіться список подій, на які система може надсилати сповіщення (замовлення створено, замовлення готове, оплата пройшла тощо). Самі типи — глобальні, але рішення «слати чи не слати» — за вами на наступному кроці.
Відкрийте Шаблони повідомлень і заведіть тексти листів/SMS по кожній актуальній для вас події. Використовуйте змінні {client_name}, {order_code}, {order_total} тощо — система підставить їх під час надсилання.
Відкрийте Методи доставки і заведіть варіанти доставки, які побачить клієнт у калькуляторі: самовивіз, кур'єр, транспортна компанія.

Після кроку 2 можна відкрити Тест повідомлень і переконатися, що шаблон рендериться коректно й SMS/email уходить — це заощадить час, аніж ловити проблему на живому замовленні.

Крок 3 — Виробнича база: верстати, інструменти, послуги

Категорія: Послуги

Найоб'ємніший крок. Тут ви описуєте що фізично вміє ваше виробництво: які верстати стоять, що на них ріжеться/свердлиться/фрезерується, за якою ціною й у які терміни.

Відкрийте Верстати і заведіть картку на кожен верстат: модель, габарити обробки, формати програм ЧПУ (g-code/MPR/DXF/XML), постпроцесор, чек-бокси підтримуваних операцій (розкрій, фрезерування, свердлування, шестистороння обробка тощо).
Відкрийте Послуги верстатів — тут зв'язок «які саме операції виконує кожен верстат» та базові ціни цих операцій.
Відкрийте Інструменти верстатів. Це критично важливий розділ — пили, фрези, свердла (глухі та наскрізні) з їхніми реальними розмірами й діапазонами. На основі цього магазину інструмента постпроцесор автоматично підбирає оснастку для кожної деталі й адаптує операції до того, що у вас реально стоїть. Не позначайте «за паспортом» — позначайте за фактичним станом.
Відкрийте Типи послуг — це глобальний read-only довідник (розкрій, кромка, шліфування, ЧПУ, пакування). Використовується при налаштуванні термінів.
Відкрийте Послуги і заведіть свій прайс на послуги для клієнта. Це те, що потрапить у калькуляцію замовлення.
Відкрийте Дод. послуги до деталі та Дод. послуги до замовлення. Тут ви створюєте свої послуги, яким потрібна особлива логіка розрахунку (по м², по периметру, по об'єму, поштучно, фіксовано). Дод. послуги до деталі рахуються по кожній деталі замовлення окремо; дод. послуги до замовлення — цілком на все замовлення.
Відкрийте Термін виробництва і пройдіться по кожній групі послуг, проставивши реальні терміни (у днях) і, якщо хочете увімкнути авто-розрахунок термінів за навантаженням — виробничу потужність (хвилин на день) по кожній операції. На цих даних калькулятор обіцяє клієнту конкретну дату готовності.

Залежності: верстати мають бути заведені раніше за інструмент (інструмент прив'язується до верстата); типи послуг мають існувати раніше за термін виробництва (термін посилається на тип); послуги для калькуляції — раніше за каталог товарів (на товари можна вішати рекомендації по послугах).

Крок 4 — Каталог: виробники й товари

Категорія: Товари та пов'язаний Виробники

Спочатку перевірте довідник виробників. Якщо потрібного бренду (Egger, Kronospan, Swiss Krono, Blum, Hettich, …) там немає — попросіть підтримку iFurn.pro його завести. У довідник «Виробники» звичайна фірма пише лише через підтримку; це зроблено свідомо, щоб не плодити дублікати «Egger» / «Еггер» / «Egger Gmbh» по фірмах.
Відкрийте Товари — головний реєстр матеріалів та комплектуючих фірми. Тут живуть плити, кромка, фурнітура. Кожен товар жорстко належить до одного з трьох типів: плитний матеріал (м²), кромка (м.п.), фурнітура/товар (шт). Тип обирається один раз — потім фактично не змінюється.
Якщо каталог великий (сотні/тисячі позицій) — не вводьте вручну, використовуйте Імпорт товарів xls. Майстер імпорту проведе через 5 кроків: завантаження, маппінг колонок, порівняння дублікатів, обробка картинок, підсумковий звіт. Перед першим імпортом обов'язково завантажте приклад-Excel — коментарі в його заголовках економлять години здогадок.

Після каталогу у кожного товару бажано завантажити картинку — без прев'ю клієнт у калькуляторі матеріал візуально не обере (див. крок 7).

Крок 5 — Обробки поверхні й торців

Категорії: Обробки поверхні та Обробка торців

«Обробки» — це те, що фірма робить із уже відрізаною деталлю: шліфування, патинування, ламінування, фарбування, скруглення кута, фаска, врізна ручка, діагональний спил.

Відкрийте Типи обробок поверхні і переконайтеся, що потрібні вам типи (шліфування, патинування, лакування тощо) присутні в глобальному списку. Цей довідник read-only — додавання лише через підтримку.
Відкрийте Обробки поверхні і заведіть свої конкретні обробки: назва («Шліфування ЛДСП 16 мм перед фарбуванням»), ціна за м², фільтр матеріалів (опційно — для яких типів плит це застосовно), прив'язка до верстата. Якщо обробка застосовна лише до МДФ — обов'язково поставте фільтр, інакше вона пропонуватиметься клієнту й для ЛДСП.
Відкрийте підрозділ «Обробка торців» — там 4 типи операцій:
- Врізні ручки — профільні пази для інтегрованих ручок на торці фасаду.
- Фаска торця — вузький плоский скіс на ребрі.
- Скруглення торця — радіусна дуга на ребрі (важливо для дитячих меблів і кутових стільниць; 2–3 мм радіуса часто покращує приклеювання ПВХ-кромки).
- Зріз торця — діагональний спил усієї товщини плити під заданим кутом (для стику «кут-у-кут» під 90°: кожна плита зрізається під 45°).
По кожній потрібній операції заведіть конкретні варіанти (діапазони кутів/радіусів, ціна, фільтр матеріалів).

Крок 6 — Шаблони ЧПУ

Стаття: Шаблони ЧПУ

Шаблони — це готові фрезеровочні/свердлувальні операції (декори, типові свердлування під фурнітуру, шаблони ручок, фігурні кромки). Самі шаблони розробляються командою iFurn.pro централізовано; ваше завдання — обрати ті, які підходять вашому обладнанню, і задати свої обмеження:

мінімальні розміри деталі, на якій шаблон буде доступний клієнту (окремо для закромкованої та не-закромкованої сторони);
діапазони параметрів шаблону, які клієнт може змінювати у себе в проєкті (наприклад, глибина паза — від 4 до 12 мм);
ваш власний опис шаблону, який клієнт побачить при виборі.

Навіщо це потрібно: щоб клієнт не оформив замовлення, яке ви фізично не зможете виконати. Якщо шаблон вимагає ширини фрези 25 мм, а у вас максимум 12 — система не покаже цей шаблон вашим клієнтам.

Крок 7 — Картинки й 3D

Категорія: Картинки й 3D · огляд: Картинки й 3D — огляд

Без картинок ваш каталог невидимий. Клієнт у калькуляторі обирає матеріал візуально — без preview вибір піде до конкурента.

Картинки товарів — фото плит, кромки, фурнітури (доступно фірмам з правом goods_edit=1).
Картинки обробок поверхні — прев'ю для кожної обробки в калькуляторі (доступно всім фірмам).

Додатково для фірм-збирачів меблів (прапор BOX_FIRM):

Картинки деталей — ескізи деталей тумбочок (бік, кришка, дно, полиця, фасад) з розмірною схемою. Бажано SVG — масштабується без втрати.
Картинки тумбочки — головні фото моделей меблів (рендери з 3D, реальні фото, фото в інтер'єрі). Ракурси: front, side, iso, 360.
3Д-об'єкти фурнітури — 3D-моделі петель, направляючих, ручок, ніжок (.obj / .glb / .gltf). Використовуються у 3D-конструкторі.

Рекомендація по картинках: заздалегідь складіть файли в Google Drive (з публічним доступом) і в каталозі товарів пропишіть посилання на них — тоді імпорт xls (крок 4) підтягне картинки автоматично. Це в десятки разів швидше, ніж завантажувати по одній.

Крок 8 — Склад

Категорія: Склад

Складська підсистема складається з чотирьох взаємопов'язаних розділів; починайте саме в цьому порядку:

Комірки зберігання — фізична сітка складу. При створенні кожної комірки обирається один тип: «Цільна сировина» (зона приймання від постачальника), «Залишки листових матеріалів» (робоча зона розкрійника — шматки з відомими розмірами), «Готові замовлення / палети» (зона видачі). Ім'я за схемою «ряд-стелаж-рівень» (наприклад A-3-2), габарити в мм, ліміт максимального заповнення в %.
Залишки листового матеріалу — поточні кількості по кожному матеріалу: скільки цілих листів, скільки обрізків, у яких комірках. Імпортуйте початкові залишки одним приходом, далі система веде облік автоматично.
План-факт залишки — реєстр зобов'язань: «оптимізатор розкрою пообіцяв, що від кожного замовлення залишаться такі-то обрізки — куди вони ділися». Це один з найважливіших розділів для контролю комірників. Вмикається, лише якщо в параметрах фірми стоїть прапор обліку залишків по замовленнях.
Готова продукція — закриває інший кінець циклу: де фізично лежать зібрані палети замовлень до видачі клієнту. На мобільному порталі комірника приймання від виробництва й видача клієнту робляться скануванням штрих-коду замовлення.

Принцип усього складського контуру: ні 1 мм² сировини не пропадає. Кожен обрізок або повертається в комірку залишків (і зараховується планом), або офіційно списується з обґрунтуванням. Між цими двома станами матеріалу не існує.

Крок 9 — Клієнти й торгові точки

Категорія: Клієнти

Відкрийте Торгові точки клієнта і заведіть усі фізичні адреси вашої фірми (салони, склади, виробничі майданчики). У кожної точки чек-боксами відмічається, які ролі вона виконує: «Продаж», «Відвантаження», «Виробнича», «Лише підрізка». Точка без типу не видна нікому — не забудьте поставити хоча б один.
Відкрийте Точки продажу клієнтів і за потреби прив'яжіть конкретних клієнтів до їхньої «домашньої» точки. Це впливає на маршрутизацію замовлень і звіти по менеджерах, але не забороняє клієнту оформити замовлення через будь-яку точку.

Крок 10 — Замовлення й інтеграції з виробництвом

Після кроків 1–9 ваші клієнти вже можуть оформлювати замовлення в калькуляторі. Далі — два розділи, які завершують виробничий цикл.

Генерація програм ЧПУ — на кожне замовлення можна згенерувати програму для конкретного верстата: карти розкрою, операції свердлування/фрезерування. Підтримуються формати MPR (Homag/WoodWOP), BPP (BiesseWorks), XML-KDT, SCX (Nanxing), CSV для Cutrite. Від вас — коректно описати інструмент на кроці 3, решту постпроцесор збере сам.

Усі налаштування шаблонів повідомлень (крок 2) автоматично спрацьовують при зміні статусу замовлення: клієнт отримує SMS/email на кожному ключовому етапі.

Крок 11 — Зарплатний модуль (опційно)

Стаття: Зарплатний модуль

Якщо працівники цеху (крок 1) внесені з тарифами (погодинна ставка або відрядний тариф), і в обліку операцій відмічається, хто що виконав — модуль автоматично рахує зарплату по кожному працівнику за обраний період. Доступ — лише користувачам з увімкненим прапором «доступ до зарплатного модуля» в профілі.

Крок 12 — API й інтеграції (опційно)

Категорія: API

API — журнал запитів — довідник усіх методів зовнішнього API (200+ методів): замовлення, клієнти, матеріали, послуги, виробництво, розкрій, зарплата. Якщо у вас є власний сайт-магазин, мобільний застосунок, CRM або зовнішня облікова система — можна інтегруватися через external API. Endpoint один: POST /api/external, обов'язкові заголовки Key (ваш API-ключ) та Action (ім'я методу).
Пісочниця для інтеграції з обліковою системою — точки, через які наша система сама звертається до вашої облікової системи: запитує ціни, перевіряє наявність на складі, тягне зв'язки матеріал↔кромка. Кожен endpoint можна протестувати живим запитом прямо в адмінці й одразу побачити, що повернула облікова система.

Крок 13 — Аналітика

Стаття: Статистика продажів

Після того як у вас йдуть замовлення — відкривайте «Статистика продажів» і дивіться зведення по фірмі за період: кількість замовлень і сум, динаміка по днях/тижнях/місяцях/роках, розрізи по менеджерах, топ-товари і топ-послуги, конверсія з «усі» в «підтверджені». Кнопка «Детальна статистика» відкриває розбивку одразу по чотирьох категоріях (Товари, Послуги, Клієнти, Менеджери) — зручно для квартального або річного звіту.

Крок 14 — Додаткові модулі

Категорія: Інше

Переклади — редактор перекладів інтерфейсу всієї платформи (доступ лише користувачам з правом «редагування перекладів»). Якщо знайшли орфографічну помилку або опечатку в будь-якому написі інтерфейсу — поправте тут.
Landing-сторінки — односторінкові лендинги вашої фірми (для маркетингових акцій, презентацій). Доступно лише фірмам на власних серверах (self-hosted).
Контент реєстрації — що побачить новий клієнт, реєструючись у вас на лендингу: заголовок, опис фірми, картинка, список ваших послуг з орієнтовними цінами.
Тест повідомлень — полігон для перевірки сповіщень до того, як вони полетять реальним клієнтам. Особливо корисно після зміни SMS-провайдера або правок шаблонів листів.
Формат даних — опис внутрішнього формату даних платформи (для розробників, які роблять інтеграції).

Типові сценарії

«Ми тільки що підключилися — що налаштувати в першу чергу?»: Кроки 1 → 2 → 3 → 4. Після цього клієнт уже може оформити замовлення на ваш асортимент з реалістичною ціною. Далі кроки в міру появи потреб.
«У нас новий верстат — що оновити?»: Крок 3: додайте картку верстата, його послуги, нові інструменти. Потім крок 6: перевірте, які шаблони ЧПУ тепер стали доступні клієнтам.
«Постачальник надіслав новий прайс — як оновити каталог?»: Крок 4: імпорт xls з тим самим файлом, на кроці 3 «matching» система запропонує «оновити існуючий» для співпадаючих артикулів. Картинки автоматично заміняться лише якщо нові більші за роздільною здатністю.
«У клієнта скарга, що „не дочекався сповіщення про готовність"»: Перевірте: (1) шаблон під подію order.ready у Шаблонах повідомлень активний; (2) у клієнта вказаний коректний канал зв'язку (email/телефон з підтвердженням); (3) Тест повідомлень на цей номер проходить. Найчастіше — пункт 2.
«Клієнт оформив замовлення на розмір, який ми не можемо виконати»: Це означає, що в кроці 6 (Шаблони ЧПУ) або кроці 5 (обробки) не виставлені обмеження за мінімальними/максимальними розмірами. Поправте — більше не повториться.

Типові помилки

Заводити «свого Egger» замість звернення в підтримку. Це розриває єдність глобального довідника виробників. Якщо бренду немає — пишіть у підтримку, зазвичай додаємо протягом дня.
Відмічати в інструменті верстата «6 напрямків свердлування», коли фізично стоять 3. Постпроцесор згенерує програму з операціями там, де шпинделя немає, і верстат стане з помилкою. Відмічайте лише реально доступне.
Не завантажувати картинки товарів. Клієнт у калькуляторі бачить безликі рядки тексту й іде. Картинка — не косметика, це частина продажу.
Імпортувати прайс на 5000 позицій без попереднього тесту. Спочатку проженіть імпорт на 10 рядках, розберіться з маппінгом колонок, потім запускайте повний файл.
Міняти тип товару (плита/кромка/фурнітура) після першого використання. Тип міняє всю логіку розрахунку. Якщо помилилися — краще створити новий запис.
Завищувати «хвилин на день» у терміні виробництва. Калькулятор пообіцяє клієнту терміни, які ви не виконаєте. Заповнюйте за фактом.
Видаляти старий метод доставки / обробку / шаблон, який використовується в замовленнях. Замовлення збережуть посилання, але клієнт нове замовлення з цим варіантом оформити вже не зможе. Якщо просто не хочете його показувати — зніміть чекбокс «Активен», не видаляйте.

Де шукати допомогу

У кожній статті керівництва є розділ «Що важливо» — це короткий список найчастіших питань по розділу.
Підказки в інтерфейсі. Більшість складних полів в адмінці мають hover-підказку з поясненням.
Підтримка iFurn.pro. Email та/або Telegram-бот вказані в підвалі сайту. При зверненні в підтримку завжди вказуйте ID замовлення / клієнта / товару / шаблону — це пришвидшує відповідь у рази.
Документація API (журнал запитів) — для розробників, які роблять інтеграції.

Вдалого налаштування. Після проходження 14 кроків ваша фірма готова до роботи, а адмінка перетворюється з «нагромадження розділів» на зрозумілий інструмент щоденної роботи.