Jak znaleźć zamówienie w archiwum i je pobrać

#403

Archiwum zamówień CRM zawiera całą historię — od pierwszych szkiców po ostatnie anulowania. Gdy musisz wyciągnąć stare zamówienie, uzgodnić dokumenty lub odzyskać projekt, wyszukanie zajmuje mniej niż minutę.

Jak otworzyć archiwum

  1. W górnym menu CRM kliknij „Zamówienia" i na samym dole listy rozwijanej wybierz „Archiwum zamówień".
  2. CRM załaduje pierwszą stronę listy — zamówienia są posortowane według daty utworzenia archiwum.
  3. Na górze pojawia się blok filtrów — stosuje się automatycznie po zmianie wartości.

Dostępne filtry

  • ID zamówienia — wewnętrzny numer. Wpisz liczbę — lista zawęzi się do jednego zamówienia.
  • Nazwa zamówienia — to, co klient lub menedżer wpisali do projektu. Wyszukiwanie po fragmencie tekstu.
  • Kod — krótki kod zamówienia (klient widzi go w e-mailach i na fakturze).
  • Kod zewnętrzny — numer z systemu księgowego. Przy integracji z systemem księgowym to najszybszy sposób na powiązanie zamówienia z dokumentami papierowymi.
  • Status — „Wszystkie", „W edycji" lub „Anulowane".
  • Menedżer — kto prowadził zamówienie.
  • Klient — wybór z listy z wyszukiwaniem po imieniu lub telefonie.

Filtry łączą się: na przykład „Klient = Iwan Pietrow + Status = Anulowane" pokaże wszystkie jego rezygnacje.

Co pokazuje rozwinięty wiersz

Kliknij strzałkę po prawej — wiersz rozwinie się i pokaże dodatkowe dane:

  • Kod i Kod zewnętrzny — do uzgadniania z dokumentami zewnętrznymi.
  • Data utworzenia zamówienia — kiedy klient lub menedżer założył zamówienie.
  • Data utworzenia archiwum — kiedy zamówienie trafiło do archiwum (porzucony szkic lub anulowanie).
  • Data anulowania — wypełniona tylko dla zamówień anulowanych.
  • Pobierz projekt — ikona strzałki w dół.

Pobierz archiwum projektu

  1. Rozwiń wiersz zamówienia.
  2. Kliknij ikonę „Pobierz projekt" w kolumnie „Pobierz projekt".
  3. Przeglądarka zapisze plik ZIP o nazwie odpowiadającej kodowi zamówienia.

W archiwum znajduje się oryginalny plik projektu — można go otworzyć w konfiguratorze do ponownego użycia lub przekazać klientowi.

Jeśli nie udaje się znaleźć zamówienia

  • Sprawdź, czy zamówienie zostało rzeczywiście zamknięte lub anulowane. Aktywne i problematyczne zamówienia nie trafiają do archiwum — szukaj ich w „Aktualnych zamówieniach", „Wysłanych" lub „Problematycznych".
  • Jeśli wpisałeś ID, upewnij się, że to wewnętrzny numer CRM, a nie kod ani kod zewnętrzny.
  • Wyczyść wszystkie filtry i spróbuj znaleźć po jednym parametrze.
  • Zamówienie mogło zostać utworzone pod innym menedżerem — zdejmij filtr „Menedżer".

Co powinien wiedzieć administrator fabryki

  • Plik projektu w ZIP-ie to pełne źródło: można go otworzyć w konfiguratorze i wykorzystać jako szablon.
  • Pobieranie idzie przez bezpośredni link /archiveproject/download/{kod} — błąd 404 oznacza, że plik został usunięty z magazynu.
  • Dostęp do archiwum jest sterowany rolami: zazwyczaj archiwum widzą menedżerowie i kierownictwo, nie wszyscy pracownicy.

Powiązane tematy