בארכיון ההזמנות של ה-CRM נמצאת כל ההיסטוריה — מהטיוטות הראשונות ועד הביטולים האחרונים. כאשר צריך להעלות הזמנה ישנה, להצליב מסמכים או לשחזר פרויקט, החיפוש לוקח פחות מדקה.
איך לפתוח את הארכיון
- בתפריט העליון של ה-CRM לחצו על „הזמנות" ובתחתית הרשימה הנפתחת בחרו „ארכיון הזמנות".
- ה-CRM יטען את העמוד הראשון של הרשימה — ההזמנות ממוינות לפי תאריך יצירת הארכיון.
- למעלה מופיע גוש המסננים — הוא מוחל אוטומטית בשינוי ערך.
אילו מסננים זמינים
- ID הזמנה — מספר פנימי. הזינו מספר — הרשימה תצטמצם להזמנה אחת.
- שם הזמנה — מה שהלקוח או המנהל רשמו בפרויקט. חיפוש לפי חלק מהמחרוזת.
- קוד — קוד הזמנה קצר (הלקוח רואה אותו בדוא"ל ובחשבונית).
- קוד חיצוני — מספר ממערכת ההנהלת חשבונות. כשיש שילוב עם מערכת הנהלת חשבונות, זו הדרך המהירה ביותר לקשר הזמנה למסמכי נייר.
- סטטוס — „הכל", „בעריכה" או „בוטל".
- מנהל — מי טיפל בהזמנה.
- לקוח — בחירה מרשימה עם חיפוש לפי שם או טלפון.
המסננים ניתנים לשילוב: למשל „לקוח = איוון פטרוב + סטטוס = בוטל" יציג את כל ביטוליו.
מה מציגה השורה המורחבת
לחצו על החץ בצד ימין — השורה תיפתח ותציג נתונים נוספים:
- קוד ו-קוד חיצוני — להצלבה עם מסמכים חיצוניים.
- תאריך יצירת ההזמנה — מתי הלקוח או המנהל יצר את ההזמנה.
- תאריך יצירת הארכיון — מתי ההזמנה עברה לארכיון (טיוטה נטושה או ביטול).
- תאריך ביטול — ממולא רק בהזמנות שבוטלו.
- הורד פרויקט — אייקון של חץ למטה.
הורידו את ארכיון הפרויקט
- הרחיבו את שורת ההזמנה.
- לחצו על האייקון „הורד פרויקט" בעמודה „הורד פרויקט".
- הדפדפן ישמור קובץ ZIP בשם על פי קוד ההזמנה.
בארכיון נמצא קובץ הפרויקט המקורי — ניתן לפתוח אותו לשימוש חוזר או להעבירו ללקוח.
אם ההזמנה לא נמצאת
- בדקו אם ההזמנה אכן נסגרה או בוטלה. הזמנות פעילות ובעייתיות אינן נכנסות לארכיון — חפשו אותן ב„הזמנות אקטואליות", „נשלחו" או „בעייתיות".
- אם הזנתם ID, ודאו שזה המספר הפנימי של ה-CRM, לא קוד ולא קוד חיצוני.
- אפסו את כל המסננים ונסו לחפש לפי פרמטר יחיד.
- ההזמנה אולי נוצרה תחת מנהל אחר — הסירו את המסנן „מנהל".
מה חשוב לאדמין המפעל
- קובץ הפרויקט ב-ZIP הוא מקור מלא: ניתן לפתוח אותו בקונפיגורטור ולהשתמש בו כתבנית.
- ההורדה עוברת בקישור הישיר
/archiveproject/download/{קוד}— שגיאת 404 משמעותה שהקובץ הוסר מהאחסון. - הרשאות לארכיון נקבעות לפי תפקידים: בדרך כלל הארכיון גלוי למנהלים ולהנהלה, לא לכל העובדים.
נושאים קשורים
- ארכיון הזמנות — סקירת המדור.
- CRM — כל מדורי ה-CRM.