מתוך כרטיס החלק, העובד יכול להעביר ידנית את סטטוס ההזמנה כולה בלי לחכות למעברים אוטומטיים: לסמן את ההזמנה כ„בעייתית" (אם אי אפשר להכין את החלק), כ„משלוח" (כשהיא ארוזה), כ„אצל הלקוח" (כשנמסרה). כל המעברים האלה זמינים רק לעובדים — מנהלים ומשתמשים רגילים לא רואים אותם בכלל. זוהי שכבת השליטה הקצרה ביותר על מצב ההזמנה.
העברת ההזמנה ל„בעייתית"
מתי להחיל
- אי אפשר להכין את החלק מסיבות טכניות (אין מכונה מתאימה, חסרה תוספת).
- פגם בחומר בשלב הניסור — יריעה עם פגם.
- חוסר התאמת מידות: הלקוח ציין משהו שאי אפשר לעשות פיזית.
- קונפליקט פעולות: שירות אחד מפריע לאחר (למשל, אין מקום לפרזה ליד חור שכבר נעשה).
איך מבצעים
- בכרטיס ההזמנה מצאו את הכפתור „בעיה".
- ייפתח שדה „תארו את הבעיה" — הזינו סיבה מסוימת (לדוגמה, „יריעה עם סדק באלכסון, לא מתאימה לפרזות").
- אשרו — ההזמנה עוברת לסטטוס „בעייתית".
מה יקרה
- ההזמנה ב-CRM הראשי תודגש באדום.
- המנהל יקבל התראה וייצור קשר עם הלקוח להחלטה (להחליף חומר, לעשות מחדש, לבטל).
- ב-timeline של ההזמנה נרשמת רשומה עם המחבר וטקסט הסיבה.
מעבר ל„משלוח" (ארוז, מחכה ללקוח)
מתי להחיל
כל החלקים נאספו במשטחים, ההזמנה ארוזה ופיזית מוכנה למסירה. זהו סטטוס „ביניים" בין „מוכנה לשילוח" ל„אצל הלקוח".
איך מבצעים
בכותרת כרטיס ההזמנה יש כפתור/רשימה נפתחת עם סטטוסים. בחרו „משלוח". ההזמנה עוברת לסטטוס הזה, נרשם תאריך הצבה במחסן.
מעבר ל„אצל הלקוח" (נמסרה)
מתי להחיל
הלקוח לקח פיזית את ההזמנה. זה הסטטוס הסופי מבחינת המחסן.
איך מבצעים
באותה רשימה נפתחת של סטטוסים בחרו „אצל הלקוח". אחרי זה:
- ההזמנה עוברת לסטטוס הזה.
- כל השאריות שהיו משויכות להזמנה מוצאות אוטומטית מהמחסן — המערכת מבינה שהן יצאו עם הלקוח.
- נרשם תאריך המסירה ללקוח.
מי יכול לשנות סטטוסים
רק עובדים מאומתים (שנכנסו עם קוד QR אישי). משתמשים רגילים ואורחים לא מאומתים לא רואים את הכפתורים האלה. זה נחוץ כדי שכל שינוי סטטוס יהיה משויך לאדם פיזי מסוים לצורך הביקורת.
מה נרשם
על כל שינוי סטטוס נוצרת רשומה ב-timeline של ההזמנה:
- הסטטוס החדש.
- זמן המעבר.
- העובד שביצע את המעבר.
- עבור „בעייתית" — טקסט הסיבה.
היסטוריה מלאה של שינויי סטטוס עם פילטרים אפשר לראות ב-CRM הראשי של iFurn.pro.
קשר עם מעברים אוטומטיים
העברה ידנית של סטטוס זמינה תמיד, אך מעברים רבים מתבצעים אוטומטית: למשל, „מוכנה לשילוח" מוגדר אוטומטית כשכל השירותים בכל החלקים של ההזמנה מסומנים כבוצעו (ראו „שירותי החלק"). אל תסמנו „משלוח" ידנית עד שתוודאו שההזמנה באמת מוכנה ארוזה — אחרת הלוקטים יתבלבלו ויעמסו על המחסן עבודה כפולה.
טיפ לשימוש יומיומי
אל תסמנו „בעייתית" סתם כי הייתה תקלה קטנה — שמרו את הסטטוס הזה לבעיות אמיתיות. אם אפשר לתקן ולהמשיך, עדיף לתקן בשקט ולא להציף את המנהל בהתראות. הסטטוס „בעייתית" הוא איתות שדורש החלטה של מנהל, ולכן ערכו האמיתי תלוי בכך שמשתמשים בו רק כשבאמת צריך, ולא בכל שגרה שאפשר לפתור במקום. שימוש מרושל ב„בעייתית" שוחק את אמינות ההתראות עם הזמן.