„הרכבת הזמנה" — מצב נפרד לעבודה צעד-אחר-צעד עם מוצרים מוגמרים. עובד המחסן אורז את הסחורה, מוסר ללקוח, מקבל החזרות — וכל פעולה נרשמת בהיסטוריית ההזמנה בשיוך לעובד מסוים ולרגע בזמן. העיקר: המערכת בודקת אוטומטית שאתם לא מוסרים ללקוח יותר ממה שהוזמן. זוהי ההגנה החשובה ביותר על תהליך המסירה.
מי יכול לעבוד במצב הזה
רק עובד (עובד מחסן / ייצור) שנכנס לפורטל באמצעות קוד ה-QR האישי שלו. משתמש רגיל — אפילו מנהל — לא יראה את הסעיף הזה. נעשה במכוון: כל פעולת אריזה/מסירה/קבלה חייבת להיות משויכת לאדם פיזי מסוים לצורך הביקורת.
שלוש פעולות
אריזה
העובד ארז את חלקי ההזמנה במשטח או בקופסה. הוא לוחץ „ארוז" בשורת הפריט המתאים — המערכת מקבעת שהפריט מוכן למסירה. אין צורך לציין כמות — האריזה רושמת את העובדה, לא את הנפח.
מסירה
הלקוח הגיע לקחת את ההזמנה. העובד לוחץ „מסור", מזין כמות (באותן יחידות שבהן נמדד הפריט: יחידות, מ"ר, מ"א) — המערכת רושמת את המסירה.
הגנה מפני מסירה ביתר. לפני שמירת המסירה המערכת מחשבת: כמה הוזמן בסך הכול פחות כמה כבר נמסר = כמה עוד אפשר למסור. אם אתם מנסים למסור יותר — הפעולה נדחית עם הודעה מהסוג „יותר מדי, יתרה למסירה: N". זוהי רשת ביטחון למצבים שבהם הלקוח מקבל בטעות חלק אחד יותר ממה ששילם.
אם הפריט לא נארז (דילגתם על שלב האריזה), המערכת תוסיף אוטומטית את האריזה לפני המסירה — אין צורך ללחוץ בנפרד.
קבלת החזרה
הלקוח החזיר סחורה שנמסרה קודם (פגם, לא התאים, טעות בליקוט). העובד לוחץ „קבל", מזין כמות — המערכת מקבעת את ההחזרה. גורל הסחורה שהתקבלה (להוציא משימוש, לתקן, לארוז מחדש) — כבר מחוץ לפורטל, ב-CRM הראשי.
איך משתמשים
- פתחו את הסעיף „הזמנות" — התפריט הראשי של הפורטל.
- עברו למצב הרכבה (הכפתור המתאים בכותרת הסעיף).
- בצעו אימות בסריקת קוד ה-QR האישי (אם עדיין לא עשיתם זאת בכניסה לפורטל).
- פתחו את כרטיס ההזמנה — דרך סריקת QR של חלק או של קוד ההזמנה.
- ברשימת הפריטים השתמשו בכפתורים „ארוז" / „מסור" / „קבל" בשורות הרלוונטיות.
מה נרשם במערכת
- תאריך ושעה מדויקים של הפעולה.
- העובד (לפי קוד ה-QR האישי).
- כמות (במסירה ובקבלה) ושיוך לשארית מסוימת, אם קיימת.
- סוג הפעולה (אריזה / מסירה / קבלה).
כל ההיסטוריה נכנסת ל-timeline של ההזמנה וגלויה למנהלים ב-CRM הראשי של iFurn.pro.
שילוח ההזמנה כולה
אם ההזמנה נמסרה במלואה וצריך לשנות את הסטטוס שלה ל„נשלחה" (במקום לנהל מסירה לפי שורות) — אחרי סריקת קוד ההזמנה מופיע במסך כפתור „שלח את ההזמנה". הקשה מעבירה את כל ההזמנה לסטטוס שילוח ומקבעת תאריך.
אם הכפתורים „ארוז / מסור / קבל" חסרים
- לא מאומתים כעובד — היכנסו עם קוד ה-QR האישי.
- נכנסתם כמשתמש רגיל — המצב הזה לא זמין לכם לפי העיצוב.
- פתוחה גרסה ישנה של סעיף ההזמנות — עברו למצב הרכבה בכותרת.
תרחישי עבודה נפוצים
בעמוד טיפוסי של ליקוט: סורקים את ברקוד ההזמנה, מקבלים את רשימת הפריטים, לוחצים „ארוז" על כל פריט אחרי שהוא מונח על המשטח, ואז מחכים שהלקוח יגיע. כשהלקוח מגיע — סורקים את ברקוד ההזמנה שוב ולוחצים „מסור" על הפריטים בהתאם לכמות שהלקוח לוקח. בכך מתבצעת מסירה חלקית מבלי לסגור את ההזמנה כולה.
איך לראות מי עשה מה
בכל פעולה רשומה זהות העובד שביצע אותה. במקרה של חוסר התאמה במלאי המנהל יכול לפתוח את ה-timeline של ההזמנה ב-CRM הראשי ולראות בדיוק מי ארז, מי מסר ובאיזה זמן — בלי שיחות וטלפונים. כך גם קל לחנך עובדים חדשים: כל טעות נחשפת מיד וניתן לתקן אותה לפני שהיא חוזרת.
אם המסירה נדחית
ההודעה „יותר מדי, יתרה למסירה: N" אומרת: אתם מנסים למסור יותר מאשר הוזמן פחות מה שכבר נמסר. הקטינו את הכמות ליתרה הנקובה או בררו אם לא הייתה מסירה שגויה קודם (דרך עמוד ההזמנה ב-CRM הראשי).