ייבוא סחורות

מקטע בפאנל הניהול: קטלוג → ייבוא סחורות.

מהו

אשף הוספה ועדכון המוני של סחורות מקובץ Excel. מחליף הזנה ידנית אחד-אחד בקטלוג → סחורות, כאשר חברה מקימה אוסף לוחות חדש, מעדכנת מחירון יצרן או מחברת לעצמה מאות פריטים חדשים בבת אחת. הקובץ עשוי להכיל מאות ואלפי שורות.

גישה: פתוחה למנהל החברה הראשית (עם זכות לייבא „בשם" כל חברה נבחרת) ולחברות רגילות עם פרטי קשר מלאים (טלפון + אימייל) — ללא פרטי קשר הייבוא חסום, כדי שיהיה אל מי לפנות בעת בעיות עם עומס גדול.

פורמטים נתמכים

רק Excel: .xlsx או .xls. קובץ אחד לייבוא. קידוד — Excel סטנדרטי, מפרידי עמודות המערכת מזהה בעצמה.

שלבי האשף

שלב 1. טעינת קובץ

• בחירת חברה (רק מנהל החברה הראשית; חברה רגילה מייבאת רק לעצמה). הסחורות המיובאות ישויכו לחברה שנבחרה.
• הורד קובץ דוגמה — כפתור ליצירת Excel תקני עם כל העמודות הנכונות. כל כותרת מכילה הערה עם תיאור השדה — השתמשו כדי להבין מה היכן. בקובץ הדוגמה עצמו יש גיליון שני „תיאור שדות" — מדריך מפורט לכל שדה; בעת הטעינה מעובד רק הגיליון הראשון, האחרים (כולל זה) מתעלמים ואינם מפריעים לייבוא.
• טען קובץ — בוחרים את ה-.xlsx שלכם ולוחצים „טען".

גם בשלב זה ניתן לראות את נוסחת יצירת שם הסחורה:

[קוד עיצוב] [מבנה] [סוג עיגול] [רדיוס] [עמיד ללחות] [שם עיצוב] [שם יצרן] [X] [Y] [Z]

סוג העיגול של משטח העבודה מקבל את הערכים 1U, 2U, 1L, 2L (וריאציות פרופיל הקצה), 1ABS (הקצה בצד אורך אחד סגור בקראית ABS), 2ABS (הקצה בשני צדדים סגור בקראית ABS), או XX (ללא עיגול). רדיוס העיגול הוא אחד מ: R1, R1.5, R3, R3.3, R5.5, R6, R9, R13 (במ"מ).

השם נבנה אוטומטית מהעמודות המתאימות של Excel — אין צורך להרכיב ידנית כל שם. זה נותן אחידות: סחורות מאותו אוסף מקבלות פורמט שם אחיד ושונות רק במידות ובמאפיינים. אם סוג העיגול והרדיוס כבר מופיעים בקוד העיצוב או בשם העיצוב, המערכת חותכת אותם משם בעצמה — כדי שהשם לא יוכפל — ובונה את השם הסופי בבת אחת בכל שפות הקטלוג.

יש לציין סוג עיגול ורדיוס רק עבור משטחי עבודה אמיתיים — חומר נחשב למשטח עבודה על סמך צירוף מאפיינים, כולל העובי האופייני. פאנלים לקיר, אף שהם מסופקים בפורמט לוח, אין להם עיגולים, והמערכת אינה דורשת שדות אלה עבורם.

שלב 2. התאמת עמודות (mapping)

Excel רק לעיתים נראה בדיוק כפי שהמערכת דורשת: אצל יצרנים שונים העמודות נקראות אחרת ומסודרות בסדר אחר. בשלב זה אתם אומרים למערכת היכן בקובץ נמצא איזה שדה.

• תצוגה מקדימה של הקובץ — טבלה נפתחת עם התוכן: השורות הראשונות נראות מיד, ניתן לראות איזו עמודה מכילה מה.
• שורת כותרות — מספר השורה שבה נמצאים שמות העמודות (לרוב 1, אך לא תמיד — אצל חלק מהיצרנים יש מספר שורות כותרת).
• טווח ייבוא — מאיזו שורה להתחיל („נתונים משורה") ועד איזו לסיים („עד שורה"). זה מאפשר לדלג על שורות סיכום בסוף או הערות שירות בהתחלה.
• התאמת שדות — לכל שדה במערכת בחרו את עמודת ה-Excel המתאימה (או „לא להשתמש", אם בקובץ אין כזו).
• עמידות ללחות — שדה לא חובה, ערך ריק או 1. אם צוין 1, לשם הסחורה נוספת אוטומטית התוספת „עמיד ללחות" בכל שפות הקטלוג, ובעת התאמת כפילויות (שלב 3) חומר עמיד ללחות וחומר רגיל נחשבים לפריטים שונים. המערכת יודעת לזהות את העמודה לפי מילות מפתח (עמידות ללחות, לחות, waterproof, moisture וכדומה).
• קיצורי דרך נוחים בתצוגה המקדימה: לחיצה על שורה = שורת התחלה של הייבוא, Shift+לחיצה = שורת סיום, Ctrl+לחיצה = שורת כותרות. מסייע בקבצים גדולים לא להזין מספרים ידנית.
• יחידת מכירה — השדה מקבל כמה פורמטים: לפי שטח (м2, m2 או קוד מספרי מתאים) — החומר נספר ונמכר לפי מטרים רבועים, או לפי לוחות (sheet או קוד מספרי מתאים) — החומר נמכר בלוחות שלמים. אותיות גדולות/קטנות והאיות המדויק אינם משנים. בטופס עריכת הסחורה ניתן לבחור את היחידה גם מרשימה נפתחת.
• שדות חובה מודגשים — אם הם לא הותאמו, הכפתור „המשך" חסום.
• בדיקת מידות לפי סוג חומר — לכל סוג חומר מוגדרים גבולות מותרים לרוחב, אורך ועובי; אם מידות הפריט חורגות מהטווח, השורה מודגשת עם אזהרה המציינת את הטווח המותר. בטבלת תוצאות הייבוא מופיעה עמודת „סוג חומר" — רואים לאיזה סוג שויך כל פריט.
• אימות בזמן אמת — אם בנתונים יש טעויות ברורות (שדות חובה ריקים, מספרים שגויים במידות), הן מוצגות עם ציון מספרי השורות.
• בדיקת שמות וקודים — תווים לא חוקיים (מרכאות, סוגריים, תווים מיוחדים) בקוד עיצוב, שם עיצוב, מבנה או שם נוסף מוצגים כשגיאה נפרדת עם רשימת התווים שנמצאו. אסור לערבב קירילית ולטינית בשם עיצוב — לדוגמה, האות הלטינית C במקום הקירילית С מזוהה על ידי המערכת, שמציעה באיזה תו להחליף אותה, תוך ציון המיקום וקוד התו.

שלב 3. התאמת כפילויות (matching)

השלב החכם ביותר. המערכת משווה כל שורה מ-Excel עם הסחורות הקיימות של החברה שנבחרה ומציעה שלושה תרחישים לכל שורה:

ההשוואה מתחשבת לא רק בקוד העיצוב אלא גם בסוג החומר ובמבנה: אם ב-Excel צוין סוג חומר שאינו תואם לסוג של סחורה קיימת, הדבר נחשב לפריטים שונים, וכרטיס זר אינו מוצב במקומו. כך גם לגבי המבנה — אם בסחורה הקיימת הוא מוגדר, ואילו במחירון לא, גם אלה נחשבים לסחורות שונות.

• סחורה חדשה — פריט כזה עדיין לא קיים, ליצור מאפס.
• עדכן קיים — הפריט כבר קיים, עדכן מאפיינים/מחירים/תמונות. רואים אילו שדות ישתנו. מאפייני הסחורה (קוד עיצוב, שם, מבנה, פרמטרי עיגול) נדרסים רק אם מסומנת תיבת הסימון „עדכן נתונים" — בלעדיה, טעינה חוזרת של המחירון אינה דורסת כרטיסים שתוקנו ידנית, והעדכון פשוט נרשם כמדולג.
• דלג — אל תיגע בסחורה הקיימת, אל תיצור חדשה.

לכל שורה ניתן לראות תצוגת השוואה: ערך נוכחי במערכת ↔ ערך חדש מ-Excel. ניתן לשנות את ההחלטה „חדש/עדכן/דלג" לפי שורות לפני הפעלת הייבוא.

אם לסחורה מוגדרים כינויים (סימונים פנימיים של החברה שלכם), הם מוצגים ישירות בתהליך הייבוא — בשלב ההתאמה הזה, בעת עריכת שורה ובתוצאות הסופיות. מוצגים רק כינויים של החברה שלכם — סימונים של חברות אחרות אינם מעורבבים.

שלב 4. עיבוד תמונות

אם ב-Excel יש עמודה עם URL של תמונות (Google Drive, קישורים ישירים), המערכת מעבדת את התמונות בנפרד:

• טעינה לפי URL — המערכת מורידה את התמונה ושומרת בקטלוג.
• השוואת גדלים — אם לסחורה כבר יש תמונה, החדשה נטענת רק אם היא גדולה יותר (רזולוציה גבוהה יותר). תמונה באיכות נמוכה לא תחליף תמונה טובה.
• תצוגה מקדימה לפני החלפה — שתי התמונות נראות זו לצד זו, מסומן מה יקרה: „תוחלף (החדשה גדולה יותר)" או „לא תעודכן (הנוכחית גדולה יותר)".
• בעיות נפוצות:
  • Google Drive: הקובץ חייב להיות ציבורי, אחרת הקישור לא יעבוד.
  • נתיבים מקומיים (C:\photos\...) — לא עובדים, נדרשים URL-ים מלאים.
  • קישורים שדורשים הרשאה — מדולגים עם סימון.

שלב 5. תוצאה

דו"ח סופי: כמה שורות נוצרו, כמה עודכנו, כמה דולגו, כמה עם שגיאות. השגיאות מוצגות שורה אחר שורה — ניתן לתקן את ה-Excel ולייבא מחדש רק את השורות הבעייתיות.

היסטוריית ייבואים

כל הייבואים שהופעלו נשמרים עם תאריך, חברה, שם קובץ והמשתמש שהפעיל. מנהל החברה הראשית רואה את כל הייבואים של כל החברות; חברה רגילה — רק שלה. ניתן לפתוח את כרטיס הייבוא הקודם כדי לראות מה ומתי הועלה — שימושי בניתוח „מאיפה פתאום הגיעו ה-200 סחורות האלה".

מה חשוב

• הורידו את הדוגמה לפני הייבוא הראשון. בה ההערות בכותרות מסבירות כל שדה — זה הרבה יותר מהיר מלנחש.
• שם הסחורה אינו מוזן ידנית. מלאו שדות נפרדים (קוד עיצוב, שם עיצוב, שם יצרן, מידות) — המערכת תרכיב את השם לפי הנוסחה בעצמה. זה מבטיח אחידות.
• היצרן חייב להיות קיים לפני הייבוא (ראו יצרנים). אם ב-Excel צוין יצרן שאינו במאגר, השורה תגיע לשגיאות.
• תחילה נסו על 10 שורות, אחר כך על הקובץ המלא. mapping של עמודות ובדיקת כפילויות לרוב דורשים 2–3 איטרציות כדי לתפוס את כל הדקויות של המחירון הספציפי שלכם.
• תמונות עדיף להכין מראש: הניחו ב-Google Drive עם גישה ציבורית, שימו קישורים בעמודת ה-Excel המתאימה. לאחר הייבוא הן יישאבו.
• את סוג הפריט (קראית או לוח) המערכת קובעת לפי סוג החומר במאגר, לא לפי טקסט השם — קראית מזוהה ככזו בכל שפת שם. אם הסוג מסומן כפריט לוח אך המידות מובהקות של קראית (רוחב ועובי קטנים), הפריט מסווג מחדש אוטומטית כקראית; אצל קראיות הסיומת האותיות של קוד העיצוב מועברת אז לשדה „מבנה", אך רק אם הוא עדיין לא מולא.
• אם תוצאת שלב 3 (matching) הראתה הרבה „עדכונים" היכן שצריכים להיות „חדשים" — סביר להניח שקוד היצרן הותאם לא נכון. חזרו לשלב 2 ובדקו את ה-mapping של עמודת „קוד".
• אם פרטי הקשר של החברה שלכם ריקים (טלפון או אימייל) — הייבוא חסום. מלאו אותם תחילה בכרטיס החברה.

הערות כלליות

כל ההגדרות במדור הזה ניתנות לעריכה בכל זמן דרך לוח הניהול. השינויים נכנסים לתוקף מיד לאחר השמירה — אין צורך בהפעלה מחדש של המערכת או בפעולת deploy. היסטוריית השינויים נשמרת אוטומטית, כך שניתן לחזור למצב קודם אם נדרש לבטל פעולה.

הגישה למדור מוגבלת לפי תפקיד המשתמש. אם פריט תפריט אינו מוצג, או שדה כלשהו אינו ניתן לעריכה — לתפקיד שלכם אין הרשאה מתאימה. פנו למנהל החברה שלכם להוספת הרשאה או לבירור הגבולות.

כל הפעולות מתבצעות אך ורק בהקשר של החברה הפעילה שלכם. נתונים של חברות אחרות באותה פלטפורמה נשארים מבודדים ואינם נראים, גם אם השם או הקוד דומים. החלפת החברה הפעילה מתבצעת דרך המדור „חברות".

תמיכה טכנית זמינה בערוצים המוגדרים בפרופיל החברה: דואר אלקטרוני, טלפון, מסנג׳רים. בעת פנייה לתמיכה מומלץ לכלול מזהה ההזמנה או מספר הרשומה הרלוונטית, כדי לזרז את הטיפול.

לתיעוד נוסף על נושאים קשורים — עיינו במאמרים אחרים באותה קטגוריה במדריך, או השתמשו בחיפוש לפי מילת מפתח.