Import tovarov

#255

Sekcia v administračnom paneli: Katalóg → Import tovarov.

Čo je to

Sprievodca hromadným pridávaním a aktualizáciou tovarov z Excel súboru. Nahrádza ručné zadávanie po jednom v Katalóg → Tovary, keď firma zakladá novú kolekciu dosiek, aktualizuje cenník výrobcu alebo pripája si stovky nových položiek naraz. Súbor môže obsahovať stovky a tisíce riadkov.

Prístup: otvorený pre administrátora koreňovej firmy (s právom importovať „v mene" akejkoľvek vybranej firmy) a pre bežné firmy s vyplnenými kontaktmi (telefón + e-mail) — bez kontaktov je import zablokovaný, aby bolo koho zavolať pri problémoch s veľkým importom.

Podporované formáty

Iba Excel: .xlsx alebo .xls. Jeden súbor na import. Kódovanie — štandardné Excel, oddelovače stĺpcov systém určuje sám.

Kroky sprievodcu

Krok 1. Načítanie súboru

  • Výber firmy (iba administrátor koreňovej firmy; bežná firma importuje iba do seba). Importované tovary budú priradené k vybranej firme.
  • Stiahnuť ukážkový súbor — tlačidlo na vygenerovanie referenčného Excelu so všetkými správnymi stĺpcami. Každá hlavička obsahuje komentár s popisom poľa — používajte, aby ste pochopili, čo kam. V samotnom ukážkovom súbore je druhý hárok „Popis polí" — podrobný prehľad ku každému poľu; pri nahrávaní sa spracúva iba prvý hárok, ostatné (vrátane tohto) sa ignorujú a neprekážajú importu.
  • Načítať súbor — vyberáte svoj .xlsx a kliknete „Načítať".

Tiež na tomto kroku je vidno vzorec tvorby názvu tovaru:

[kód dekoru] [štruktúra] [typ zaoblenia] [polomer] [vodeodolný] [názov dekoru] [názov výrobcu] [X] [Y] [Z]

Typ zaoblenia pracovnej dosky nadobúda hodnoty 1U, 2U, 1L, 2L (varianty profilu hrany), 1ABS (hrana na jednej pozdĺžnej strane je uzavretá ABS hranou), 2ABS (hrana na dvoch stranách je uzavretá ABS hranou) alebo XX (bez zaoblenia). Polomer zaoblenia je jeden z: R1, R1.5, R3, R3.3, R5.5, R6, R9, R13 (v mm).

Názov sa skladá automaticky z príslušných stĺpcov Excelu — nemusíte ručne skladať každý názov. Toto dáva jednotnosť: tovary jednej kolekcie získavajú jednotný formát názvu a líšia sa iba rozmermi a charakteristikami. Ak sú typ zaoblenia a polomer už obsiahnuté v kóde alebo názve dekoru, systém ich sám odstráni — aby sa názov nezdvojoval — a vytvorí konečný názov naraz vo všetkých jazykoch katalógu.

Typ a polomer zaoblenia je potrebné uvádzať iba pri skutočných pracovných doskách — materiál sa považuje za pracovnú dosku na základe súboru znakov vrátane typickej hrúbky. Nástenné panely, hoci sa dodávajú vo formáte dosky, zaoblenia nemajú, a systém tieto polia pre ne nevyžaduje.

Krok 2. Priradenie stĺpcov (mapping)

Excel zriedkavo vyzerá presne tak, ako vyžaduje systém: u rôznych výrobcov sú stĺpce inak nazvané a usporiadané v inom poradí. Na tomto kroku poviete systému, kde v súbore je ktoré pole.

  • Náhľad súboru — rozbaľovacia tabuľka s obsahom: prvé riadky vidno hneď, môžete sa pozrieť, ktorý stĺpec čo obsahuje.
  • Riadok hlavičiek — číslo riadku, kde sú názvy stĺpcov (často 1, ale nie vždy — u niektorých výrobcov je viac riadkov hlavičky).
  • Rozsah importu — od ktorého riadku začať („Údaje od riadku") a do ktorého skončiť („Po riadok"). To umožňuje preskočiť súčtové riadky na konci alebo servisné komentáre na začiatku.
  • Priradenie polí — pre každé pole systému vyberte zodpovedajúci stĺpec Excelu (alebo „nepoužívať", ak v súbore taký nie je).
  • Odolnosť voči vlhkosti — nepovinné pole, hodnota prázdna alebo 1. Ak je uvedená 1, k názvu tovaru sa vo všetkých jazykoch katalógu automaticky pridá dodatok „Odolný voči vlhkosti", a pri priraďovaní duplicít (krok 3) sa odolný voči vlhkosti a bežný materiál považujú za rôzne položky. Stĺpec systém dokáže rozpoznať podľa kľúčových slov (odolnosť voči vlhkosti, vlhkosť, waterproof, moisture a podobných).
  • Pohodlné klávesové skratky v náhľade: klik na riadok = počiatočný riadok importu, Shift+klik = koncový, Ctrl+klik = riadok hlavičiek. Pomáha pri veľkých súboroch nevpisovať čísla ručne.
  • Predajná jednotka — pole akceptuje niekoľko formátov zápisu: podľa plochy (м2, m2 alebo zodpovedajúci číselný kód) — materiál sa počíta a predáva v štvorcových metroch, alebo v tabuliach (sheet alebo zodpovedajúci číselný kód) — materiál sa predáva v celých tabuliach. Na veľkosti písmen a presnom zápise nezáleží. Vo formulári úpravy tovaru možno jednotku vybrať aj z rozbaľovacieho zoznamu.
  • Povinné polia sú zvýraznené — ak nie sú priradené, tlačidlo „Pokračovať" je zablokované.
  • Kontrola rozmerov podľa typu materiálu — pre každý typ materiálu sú stanovené povolené limity pre šírku, dĺžku a hrúbku; ak rozmery položky presahujú limity, riadok sa zvýrazní upozornením s uvedením povoleného rozsahu. V tabuľke výsledkov importu je vidno stĺpec „Typ materiálu" — je vidno, akému typu je priradená každá položka.
  • Validácia za behu — ak sú v údajoch zrejmé chyby (prázdne povinné polia, nesprávne čísla v rozmeroch), zobrazia sa s uvedením čísel riadkov.
  • Kontrola názvov a kódov — neprípustné znaky (úvodzovky, zátvorky, špeciálne znaky) v kóde dekoru, názve dekoru, štruktúre alebo doplnkovom názve sa zobrazia ako samostatná chyba so zoznamom nájdených znakov. V názve dekoru sa nesmie miešať cyrilika a latinka — napríklad latinské C namiesto cyrilského С systém rozpozná a navrhne, akým znakom ho nahradiť, s uvedením pozície a kódu znaku.

Krok 3. Priradenie duplicít (matching)

Najinteligentnejší krok. Systém porovnáva každý riadok z Excelu s už existujúcimi tovarmi vybranej firmy a navrhuje tri scenáre na každý riadok:

Porovnanie zohľadňuje nielen kód dekoru, ale aj typ materiálu a štruktúru: ak je v Exceli uvedený typ materiálu, ktorý sa nezhoduje s typom už existujúceho tovaru, považuje sa to za rôzne položky a cudzia karta sa nepoužije. Rovnako aj so štruktúrou — ak je pri existujúcom tovare uvedená a v cenníku nie, ide tiež o rôzne tovary.

  • Nový tovar — taký artikel ešte neexistuje, vytvoriť od nuly.
  • Aktualizovať existujúci — artikel už je, aktualizovať charakteristiky/ceny/obrázky. Vidno, ktoré polia budú zmenené. Vlastnosti tovaru (kód dekoru, názov, štruktúra, parametre zaoblenia) sa prepíšu iba vtedy, ak je zapnuté začiarknutie „aktualizovať údaje" — bez neho opätovné načítanie cenníka neprepíše ručne overené karty, aktualizácia sa jednoducho zaznamená ako preskočená.
  • Preskočiť — nedotýkať sa existujúceho tovaru, nevytvárať nový.

Pre každý riadok je viditeľný preview porovnania: aktuálna hodnota v systéme ↔ nová hodnota z Excelu. Pred spustením importu môžete zmeniť rozhodnutie „nový/aktualizovať/preskočiť" po riadkoch.

Ak má tovar nastavené pseudonymy (interné označenia vašej firmy), zobrazujú sa priamo v procese importu — v tomto kroku priraďovania, pri úprave riadku a vo výsledných výsledkoch. Zobrazujú sa iba pseudonymy vašej firmy — cudzie označenia sa nemiešajú.

Krok 4. Spracovanie obrázkov

Ak je v Excele stĺpec s URL obrázkov (Google Drive, priame odkazy), systém spracováva obrázky samostatne:

  • Načítanie podľa URL — systém stiahne obrázok a uloží do katalógu.
  • Porovnanie veľkostí — ak tovar už má obrázok, nový sa načíta iba ak je väčší (vyššie rozlíšenie). Nekvalitný obrázok nenahradí dobrý.
  • Náhľad pred náhradou — viditeľné oba obrázky vedľa seba, označené, čo sa stane: „bude nahradený (nový je väčší)" alebo „nebude aktualizovaný (aktuálny je väčší)".
  • Bežné problémy:
    • Google Drive: súbor musí byť verejný, inak odkaz nefunguje.
    • Lokálne cesty (C:\photos\...) — nefungujú, sú potrebné plnohodnotné URL.
    • Odkazy vyžadujúce autorizáciu — sa preskakujú s poznámkou.

Krok 5. Výsledok

Záverečná správa: koľko riadkov vytvorených, koľko aktualizovaných, koľko preskočených, koľko s chybami. Chyby sa zobrazia po riadkoch — Excel sa dá opraviť a iba problémové riadky importovať znovu.

História importov

Všetky spustené importy sa ukladajú s dátumom, firmou, názvom súboru a používateľom, ktorý spustil. Administrátor koreňovej firmy vidí všetky importy všetkých firiem; bežná firma — iba svoje. Môžete otvoriť kartu minulého importu, aby ste videli, čo a kedy bolo nahrávané — užitočné pri rozboroch „odkiaľ sa zrazu objavilo tých 200 tovarov".

Čo je dôležité

  • Stiahnite si ukážku pred prvým importom. V nej komentáre v hlavičkách vysvetľujú každé pole — to je niekoľkonásobne rýchlejšie, ako hádať.
  • Názov tovaru sa neuvádza ručne. Vyplňte jednotlivé polia (kód dekoru, názov dekoru, názov výrobcu, rozmery) — systém zostaví názov podľa vzorca sám. To zaručuje jednotnosť.
  • Výrobca musí existovať pred importom (pozri Výrobcovia). Ak je v Excele uvedený výrobca, ktorý v číselníku nie je, riadok skončí v chybách.
  • Najprv skúste na 10 riadkoch, potom na úplnom súbore. Mapovanie stĺpcov a kontrola duplicít často vyžadujú 2–3 iterácie, aby zachytili všetky jemnosti vášho konkrétneho cenníka.
  • Obrázky je lepšie pripraviť vopred: umiestnite na Google Drive s verejným prístupom, dajte odkazy do príslušného stĺpca Excelu. Po importe sa stiahnu.
  • Druh tovaru (hrana alebo doska) systém určuje podľa typu materiálu v číselníku, nie podľa textu názvu — hrana sa rozpozná ako hrana bez ohľadu na jazyk názvu. Ak je typ označený ako doskový, ale rozmery sú jednoznačne charakteristické pre hranu (malá šírka a hrúbka), položka sa automaticky preklasifikuje na hranu; pri hranách sa písmenová prípona kódu dekoru pritom prenesie do poľa „Štruktúra", ale iba ak ešte nie je vyplnené.
  • Ak výsledok kroku 3 (matching) ukázal veľa „aktualizácií" tam, kde mali byť „nové" — pravdepodobne je nesprávne priradený kód výrobcu. Vráťte sa na krok 2 a skontrolujte mapovanie stĺpca „kód".
  • Ak sú kontakty vašej firmy prázdne (telefón alebo e-mail) — import je zablokovaný. Vyplňte ich najprv v karte firmy.