ארכיון ההזמנות הוא לשונית נפרדת ב-CRM שאליה מגיעות טיוטות לא גמורות והזמנות שבוטלו. אין מדובר במחיקה: ההזמנה נשארת במסד הנתונים, ניתן לפתוח אותה, לאתר באמצעות מסננים ולהוריד כקובץ ZIP של הפרויקט.
אילו הזמנות מגיעות לארכיון
- בעריכה — טיוטות הזמנות שנוצרו אך מעולם לא נשלחו לייצור. ה-CRM שומר אותן בארכיון כדי שתוכלו לחזור לפרויקט או למחוק אותו.
- בוטלו — ההזמנה הופסקה לפני המשלוח (סירוב לקוח, שגיאה ביצירה, סירוב מפעל). תאריך הביטול נשמר בשדה נפרד.
מה רואים בשורת הארכיון
כל שורה מכילה מידע בסיסי לחיפוש מהיר:
- ID — מספר ההזמנה הפנימי ב-CRM.
- שם — מה שהלקוח או המנהל רשמו בפרויקט.
- לקוח — שם הלקוח המזמין.
- מנהל — העובד שטיפל בהזמנה.
- סטטוס — סטטוס סופי של ההזמנה („בעריכה" או „בוטל").
לחיצה על החץ בצד ימין פותחת את השורה ומציגה: קוד, קוד חיצוני, תאריך יצירת ההזמנה, תאריך יצירת הארכיון, תאריך הביטול וכפתור „הורד פרויקט".
למה הארכיון שימושי
- רשימה נקייה של הזמנות פעילות. אלה שהושלמו ובוטלו אינן מעמיסות על העבודה השוטפת.
- היסטוריית הלקוח. אם לקוח חוזר אחרי שנה, אתם רואים את כל הפרויקטים הקודמים שלו עם תאריכים וקודים.
- גיבוי הפרויקט. קובץ ה-ZIP מכיל את הפרויקט המקורי — אפשר לפתוח אותו ולהשתמש בו כתבנית להזמנה חדשה.
- ביקורת והשוואה. הנהלת החשבונות וההנהלה רואות את היסטוריית הביטולים וסיבות ההפסדים.
מה חשוב לאדמין המפעל
- הזמנה מגיעה לארכיון כאשר היא נשארת בסטטוס „בעריכה" (טיוטה שלא נשלחה לייצור) או בעת ביטול — אין צורך בהגדרה.
- תאריך יצירת הארכיון הוא הרגע שבו ה-CRM העביר את ההזמנה לארכיון, ולא תאריך יצירת ההזמנה עצמה.
- הורדת ה-ZIP נעשית דרך
/archiveproject/download/{קוד}ופועלת רק כל עוד קובץ הפרויקט קיים בשרת. - אם קובץ הפרויקט נמחק מהאחסון, כפתור „הורד פרויקט" יפסיק להחזיר נתונים — בהזמנות ישנות מאוד זה תקין.
נושאים קשורים
- CRM — סקירה כללית של כל מדורי ה-CRM.
- ארכיון הזמנות — כל מאמרי המדור.