הוספת לקוח ידנית היא יצירת חשבון ללא השתתפות הלקוח עצמו. נעשה בה שימוש כאשר הלקוח הגיע במצב לא מקוון (בטלפון, למשרד) ואינו נרשם דרך האתר, אך אתם צריכים להכניס אותו למערכת לצורך פתיחת הזמנה.
מתי להוסיף ידנית
- הלקוח התקשר ואינו רוצה להירשם לבד.
- הלקוח נמצא במשרד — המנהל מזין נתונים לפי דבריו.
- הזמנה מאישיות משפטית, ויש ליצור כרטיס עבור איש קשר.
- לקוח ותיק חוזר לאחר שנים רבות, ופשוט יותר ליצור אותו מחדש מאשר לשחזר גישה.
כיצד לפתוח את הטופס
בפאנל העליון של ה-CRM פתחו את התפריט הנפתח „לקוחות" ובחרו את הפריט „הוספת לקוח". ייפתח טופס עם ארבעה שדות.
מילוי הטופס
- „שם מלא" — שמו המלא של הלקוח. שדה חובה. כתבו כפי שהלקוח מציג את עצמו: „כהן ישראל" או „ישראל כהן".
- „Email" — כתובת דוא"ל. לא חובה, אך בלעדיה הלקוח לא יוכל להיכנס באמצעות דוא"ל.
- „טלפון" — בחרו קידומת מדינה מתוך הרשימה והזינו את המספר. שדה חובה. מספר עם פחות מ-6 ספרות לא יישמר.
- „כתובת" — כתובת משלוח או כתובת בפועל. לא חובה, ניתן למלא מאוחר יותר בכרטיס הלקוח.
לחצו על „הוסף" — הלקוח נשמר במערכת ומופיע ברשימה הכללית.
מה קורה לאחר ההוספה
- הלקוח מקבל ID ייחודי ומופיע במדור „לקוחות".
- אל הדוא"ל או הטלפון שצוין נשלחת הזמנה עם אפשרות להגדיר סיסמה ולהיכנס לחשבון אישי.
- אם הלקוח אינו מגדיר סיסמה — המנהל מבצע הזמנות בשמו ישירות מתוך ה-CRM.
- את מצב הזנת החלקים ואת הכתובת ניתן להשלים מאוחר יותר בכרטיס הלקוח.
אם מתרחשת שגיאה
- „לקוח עם טלפון כזה כבר קיים" — מצאו אותו ברשימה ועבדו עם הכרטיס הקיים, אל תיצרו כפילות.
- אם הטופס אינו נשלח — בדקו את שדות החובה (שם מלא וטלפון) ואת אורך המספר (החל מ-6 ספרות).
- אם הלקוח אינו מקבל הזמנה — בדקו את נכונות הדוא"ל ובקשו לבדוק את תיקיית „דואר זבל".
מה חשוב למנהל המפעל
- אל תיצרו כפילויות — המערכת אינה בודקת התאמות אוטומטית. לפני ההוספה תמיד חפשו את הלקוח לפי טלפון ברשימה הכללית.
- הסט המינימלי לכרטיס פעיל הוא שם מלא + טלפון. את השאר ניתן להשלים בהמשך.
- אם הלקוח הוא אישיות משפטית — פתחו כרטיס לאיש קשר (מנכ"ל, רכש), ואת פרטי החברה ציינו בכתובת או בכרטיס ההזמנה.
נושאים קשורים
- רשימת לקוחות — היכן לחפש לקוח לפני יצירת כרטיס חדש.
- כרטיס לקוח — לאן תגיעו לאחר ההוספה, להשלמת הנתונים.
- CRM — עקרונות כלליים לעבודה עם CRM של המפעל.